Comunicarse de manera segura y efectiva durante COVID-19

No se puede enfatizar lo suficiente la importancia de mantener a los pacientes informados y comprometidos durante la pandemia. Josh Weiner ha seguido de cerca las tendencias recientes y comparte cómo los dentistas pueden comunicarse mejor con los pacientes durante la nueva normalidad.

Este año ha sido un desafío, por decir lo menos. Uno de los mayores desafíos ha sido simplemente lidiar con el cambio. El cambio, siempre incómodo y, a menudo, no deseado, se impuso repentinamente al mundo entero de una manera que no se había visto en esta generación. La mayoría de las consultas dentales cerraron. Muchos adoptaron servicios remotos como la teledependencia. Se implementaron nuevos protocolos de seguridad. Incluso simplemente hablar con los pacientes fue repentinamente muy diferente de lo que era antes del virus.

Como empresa que facilita la comunicación entre proveedores y pacientes, Solutionreach ha tenido un asiento en la primera fila para presenciar los cambios drásticos que se produjeron en la comunicación con el paciente. Cuando COVID-19 llegó a los EE. UU. En marzo, la compañía experimentó un crecimiento del 635% en los correos electrónicos y boletines informativos e instructivos que los dentistas enviaban a sus pacientes. Al mismo tiempo, los recordatorios de citas disminuyeron significativamente. En abril, el volumen total de recordatorios de citas fue solo el 8% del volumen de recordatorios anterior a COVID en comparación con enero y febrero.

Surgieron nuevas formas de llegar a los pacientes, con la teledentistería a la cabeza. El cincuenta y cinco por ciento de los dentistas encuestados por Solutionreach tenían una solución de teledentistería después de febrero de 2020, en comparación con solo el 15% de las prácticas antes de COVID-19. Los datos de Solutionreach ahora están experimentando un crecimiento en el volumen de recordatorios de citas, y las prácticas informaron un aumento del 67% en los últimos meses, lo que sugiere que se están reabriendo más prácticas.

A medida que los consultorios se reabren y se ajustan a esta nueva comunicación normal y clara del protocolo de citas, cómo optar por una cita de tele odontología y otras instrucciones son fundamentales para el éxito de los consultorios y la seguridad del personal y los pacientes.

¿Con qué frecuencia y de qué manera las prácticas deben comunicarse con los pacientes?

Los datos muestran que, si bien la pandemia aún existe, es mejor si los consultorios dentales se inclinan hacia la comunicación excesiva en lugar de la comunicación insuficiente. Desafortunadamente, con todo lo demás con el que se enfrentan los consultorios dentales, la comunicación puede pasarse por alto fácilmente. Pero no se debe subestimar su importancia. De hecho, un estudio reciente encontró que el nivel de satisfacción del paciente con la comunicación con el cuidado de la salud durante COVID-19 disminuyó en un 7% en comparación con los números anteriores a COVID. Muchos pacientes se sienten confundidos sobre el estado de sus prácticas dentales y desean una mejor comunicación de sus dentistas.

 Algunas prácticas recomendadas para empezar

1. Envíe correos electrónicos educativos al menos una vez al mes. Estos correos electrónicos deben incluir todo tipo de información sobre lo que está haciendo su práctica para mantener seguros a los pacientes. Investigaciones recientes muestran que el 87% de los estadounidenses han pospuesto la atención durante la pandemia debido al miedo. Enviar boletines de noticias regulares que muestren los protocolos de seguridad que ha implementado es fundamental para ayudar a aliviar este miedo. Asegúrese de compartir esta información más de una vez. El hecho de que hayas hablado de ello en tu último boletín no significa que todos lo hayan visto. Recuerda, ¡comunícate en exceso!
   
2. Envíe mensajes de preselección. La forma más fácil de recopilar información de detección relacionada con COVID es por mensaje de texto o correo electrónico antes de una visita. En estos mensajes, también puede recordar a los pacientes sus requisitos de seguridad, como controles de temperatura o el uso de máscaras. Hemos escuchado demasiadas historias sobre pacientes que se presentan a las visitas y necesitan ser rechazados porque tienen síntomas preocupantes. Estos pacientes pueden enojarse cuando se les pide que reprogramen. Siempre es mejor abordar estos problemas antes de que llegue un paciente.
   
3. Recordatorios de citas.Con el aumento de cancelaciones debido a COVID, el uso efectivo de recordatorios de citas nunca ha sido más importante. Es mucho más probable que los pacientes se presenten a sus citas dentales si reciben recordatorios oportunos. Esto es especialmente cierto para los pacientes que pueden haber programado su cita con semanas o meses de anticipación. Empiece por averiguar qué método de recordatorio prefiere cada paciente y luego siga esa preferencia. Los métodos más comunes incluyen mensajes de texto, correo electrónico y llamadas telefónicas. Si no está seguro de qué método prefiere un paciente, el mensaje de texto es el más popular. Asegúrese de agregar la pregunta a sus formularios de admisión en el futuro. Una vez que sepa cómo quiere un paciente que le recuerden, el siguiente paso es desarrollar una buena cadencia para enviar esos recordatorios. losLos datos muestran que enviar recordatorios tres semanas, tres días y tres horas antes de una cita resulta en la mejor tasa de confirmación por parte de los pacientes. Esto se llama método 3-3-3. Comience configurando los recordatorios de sus citas en esta cadencia y luego ajústelos según sea necesario.
   
4. Instrucciones previas a la visita. Junto con el envío de sus mensajes de preselección de COVID, también debe asegurarse de darles a sus pacientes instrucciones previas. Es mejor hacerlo por mensaje de texto, pero también se puede completar por correo electrónico o por teléfono. En estos mensajes, debe compartir cualquier información que los pacientes necesiten saber antes de su visita. Por ejemplo, si su oficina ha cerrado la sala de espera e instituido un método de estacionamiento y texto, debe informar a los pacientes antes de su llegada. Estas instrucciones son especialmente importantes si está realizando una visita de teledentistería.
   

A medida que continuamos desarrollando y refinando procesos para satisfacer mejor las necesidades de los pacientes durante la pandemia, es fundamental que la comunicación esté al frente de la batalla. Al compartir información importante y oportuna con los pacientes, las prácticas podrán mitigar los temores, aumentar los niveles de seguridad y cumplir con esos horarios.